Consegnare un Mac nuovo a una persona

Il modo in cui consegni un Mac nuovo a una persona decide, quasi sempre, se quel Mac ti creerà problemi più avanti. Non è una questione di fortuna: le scelte fatte il primo giorno, con quale account il Mac viene configurato, chi ha i permessi di amministratore, cosa deve esserci già installato quando la persona lo accende per la prima volta, restano quelle per tutta la vita utile del Mac, e costano molto di più da correggere dopo che da decidere prima. Questa guida spiega cosa decidere prima ancora di aprire la scatola, cosa succede durante la prima configurazione, perché l'account con cui il Mac viene configurato conta più di ogni altra impostazione, e come spostare il lavoro di una persona che aveva già un Mac su quello nuovo, senza perdere nulla.

Come succede di solito

Nella maggior parte delle piccole aziende non c'è un reparto IT. C'è una persona brava con i computer, che fa anche tutt'altro per lavoro, e che il giorno in cui arriva un nuovo assunto si ritrova la scatola del Mac da aprire tra una riunione e l'altra. Il Mac va acceso, configurato e consegnato in pochi minuti, spesso con la persona che lo riceverà già seduta alla scrivania ad aspettare.

In quei pochi minuti, ogni schermata di Impostazione Assistita chiede una decisione, e chi ha fretta sceglie quella più veloce: il proprio Apple Account personale al posto di uno dell'azienda, perché è quello che ha già a portata di mano; amministratore per tutti, perché il primo Mac configurato in azienda è stato fatto così, e ogni Mac dopo ha semplicemente copiato quello, senza che nessuno lo decidesse davvero. Nessuna delle due scelte nasce da distrazione. Diventa un problema mesi o anni dopo, quando quella persona lascia l'azienda, o quando un programma installato da qualcuno senza permesso crea un guasto che nessuno sa più da dove viene.

Il modo per evitarlo non è avere più tempo il giorno della consegna, perché quel tempo comunque non ci sarà. È decidere prima le poche cose che contano davvero, così chi apre la scatola, chiunque sia quel giorno, non deve inventarsi nulla.

Le decisioni da prendere prima di aprire la scatola

Con quale account si configura il Mac

Ogni Mac aziendale viene configurato con un Apple Account, l'identità personale collegata ad acquisti, abbonamenti e spazio iCloud. Decidi prima quale sia, un account che l'azienda controlla davvero, non quello personale della persona che userà il Mac quel giorno. La guida a chi controlla davvero l'Apple Account dei Mac aziendali spiega la differenza fra un Managed Apple Account gestito dall'azienda e un account personale, e cosa offre Apple per tenerlo sotto il controllo dell'organizzazione. Se non hai ancora deciso, è meglio non accedere a nessun account durante la configurazione piuttosto che accedere di fretta con quello sbagliato: si può sempre fare più tardi.

Chi ha i permessi di amministratore

Un amministratore può installare app, cambiare le impostazioni del Mac e gestire gli altri account su quella macchina. Il primo utente creato durante la configurazione di un Mac è sempre amministratore, e un Mac può averne più di uno. Da qui in poi è una scelta reale, con un costo diverso su ciascuno dei due lati, non una regola valida per ogni azienda.

Rendere amministratori tutti i colleghi elimina l'attrito quotidiano, nessuno aspetta che qualcun altro sia libero per installare un programma, ma l'azienda perde il controllo su cosa finisce sui suoi Mac: chiunque può cambiare impostazioni di sicurezza, disattivare protezioni, modificare gli account degli altri. Non fare amministratore nessuno, oltre a chi configura i Mac, mantiene quel controllo, ma sposta il costo su chi lo tiene: ogni installazione, anche banale come una stampante nuova, diventa una richiesta a quella persona.

Nessuna delle due strade è sbagliata in astratto. Vale la pena deciderla per iscritto, invece di lasciare che il primo Mac configurato in azienda la decida per tutti quelli che verranno dopo. Qualunque cosa scegli, evita comunque due cose: non impostare mai l'accesso automatico per un account amministratore, perché chiunque riavvii quel Mac otterrebbe i suoi privilegi senza inserire una password, e non condividere nome e password amministratore con più persone di quante servano davvero.

Cosa deve esserci già installato

Decidi, per ogni ruolo, quale sia il minimo che una persona deve trovare già pronto: il browser che usa davvero, il client di posta se non è quello incluso nel Mac, il programma specifico per il suo lavoro, i driver di una stampante condivisa. Farlo prima evita che la prima ora della persona nuova si trasformi in una ricerca sull'App Store, e determina anche se quel ruolo avrà bisogno di installare spesso software per conto proprio, un'informazione che pesa sulla decisione sull'amministratore appena vista.

Cosa succede durante la prima configurazione

La prima volta che un Mac si accende, parte Impostazione Assistita: è il software che guida nella scelta delle opzioni necessarie per iniziare a usarlo, non richiede molto tempo a meno che tu non scelga di trasferire dati da un altro computer.

I primi passaggi sono sempre gli stessi. Prima si sceglie un paese o una zona, che imposta lingua, formato di data, valuta e temperatura. Poi si sceglie come configurare il Mac: "Eseguire la migrazione da un altro Mac" o "Eseguire la migrazione da un PC Windows", se il Mac deve ereditare il lavoro di qualcuno che aveva già un computer, "Configurare il Mac con iPhone o iPad", che trasferisce automaticamente alcune impostazioni e i contenuti già su iCloud se la persona ha già un iPhone o un iPad con software recente, oppure "Configurare il Mac come nuovo", l'opzione più comune quando il Mac va consegnato a una persona che non aveva ancora un dispositivo aziendale.

Se scegli di configurarlo come nuovo, il passaggio successivo è "Creare un account e una password per il Mac": un nome e una password che sblocca quel Mac. Vale la pena saperlo con chiarezza, perché è un dettaglio che confonde spesso: l'account del Mac non è l'Apple Account. Sono due identità diverse. Puoi collegarle attivando l'opzione "Consenti al mio Apple Account di reimpostare questa password", così se qualcuno dimentica la password del Mac, l'Apple Account collegato può reimpostarla.

Arriva poi la schermata di accesso all'Apple Account, la più importante di tutta la configurazione: puoi inserire email e password di un account esistente, fare clic su "Crea un nuovo Apple Account" se serve crearne uno nuovo, oppure su "Configura dopo" se non è ancora chiaro con quale account configurare quel Mac. Se la persona ha già un iPhone o un iPad collegato allo stesso Apple Account, può comparire anche l'opzione "Rendi questo computer il tuo nuovo Mac", che salta diversi passaggi usando le impostazioni già salvate su iCloud.

Perché l'account con cui configuri il Mac conta più di ogni altra impostazione

Ogni acquisto sul Mac App Store, ogni abbonamento attivato da quel Mac, lo spazio iCloud dove finiscono documenti e backup, restano legati all'Apple Account con cui il Mac viene configurato, non a chi lo usa né a chi l'ha pagato. Se quell'account è personale di un dipendente, il giorno in cui lascia l'azienda porta via con sé tutto ciò che vi era collegato, e in certi casi anche la possibilità stessa di sbloccare il Mac: è esattamente lo scenario descritto nella guida al passaggio di consegne del Mac in azienda, e nella guida a cosa fare se un Mac aziendale risulta bloccato dal blocco di attivazione legato all'account di un ex dipendente.

Sono entrambe guide che risolvono un problema già successo. Questa esiste per non arrivarci: la decisione presa oggi, su quale account configurare un Mac nuovo, è la stessa decisione che rende quelle due guide inutili per quel Mac.

Spostare il lavoro di una persona che aveva già un Mac, su quello nuovo

Quando il Mac nuovo sostituisce quello di una persona che lavora già in azienda, serve spostare il suo lavoro, non ripartire da zero. Lo strumento pensato apposta è Assistente Migrazione: trasferisce documenti, app, account utente e impostazioni da un Mac a un altro, senza eliminare nulla dal Mac di origine e senza sostituire il sistema operativo su quello nuovo. È incluso sia come app a sé, avviabile dalla cartella Utility dentro Applicazioni o cercandola con Spotlight, sia come parte della stessa Impostazione Assistita vista sopra, se scegli l'opzione di migrazione fin dal primo avvio.

Prima di iniziare, assicurati che macOS sia aggiornato su entrambi i Mac, anche se non serve che usino la stessa versione, e disattiva temporaneamente antivirus, firewall o VPN su entrambi. Il trasferimento può avvenire in modalità wireless, con i due Mac vicini e collegati alla stessa rete Wi-Fi, oppure via cavo, che è spesso più veloce, oppure partendo da un backup Time Machine del Mac che stai per sostituire: utile se quel Mac non è più disponibile fisicamente ma il suo backup sì. La guida a come funziona Time Machine spiega come verificare che un backup esista davvero e sia aggiornato.

Se l'account che arriva è amministratore o standard, la procedura cambia

Se l'account che stai trasferendo era amministratore sul Mac vecchio, Assistente Migrazione chiede subito di fare clic su "Imposta password" e di scegliere una nuova password sicura per quell'account: va ricordata, perché serve per accedere sul Mac nuovo. Se invece l'account trasferito era standard, viene assegnata una password temporanea mostrata a schermo, che la persona dovrà annotare e sostituire con una propria al primo accesso. In entrambi i casi, se durante l'operazione ti viene chiesta una password di amministratore per autorizzare modifiche, è normale: inseriscila per proseguire.

Se il nuovo Mac ha già un account con lo stesso nome

Può succedere che un account con lo stesso nome esista già sul Mac nuovo, magari perché è stato configurato prima con impostazioni predefinite. Assistente Migrazione lo segnala e offre due strade: sostituire l'account presente con quello in arrivo, con la possibilità di conservare una copia dei dati sostituiti in una cartella separata, oppure rinominare l'account che arriva, tenendo così entrambi attivi e distinti sul nuovo Mac.

Al termine, Assistente Migrazione trasferisce anche la posta, ma potrebbe servire riconfigurare l'account email nell'app di Mail prima di poterlo usare. Se il Mac vecchio non serve più, la guida al passaggio di consegne del Mac in azienda spiega come liberarlo in sicurezza, uscendo dall'account Apple e disattivando il blocco di attivazione prima di inizializzarlo per il prossimo utilizzo.

Errori comuni da evitare

• Configurare il Mac con l'Apple Account personale di chi lo userà, perché è più veloce in quel momento: è la decisione più costosa da correggere in seguito.
• Rendere amministratori tutti i colleghi solo perché è quello che è stato fatto sul primo Mac configurato in azienda, senza che nessuno l'abbia davvero deciso.
• Consegnare il Mac senza aver deciso cosa deve esserci già installato, lasciando che la persona nuova perda la prima ora a cercare gli strumenti di base.
• Avviare un trasferimento con Assistente Migrazione sul lavoro reale di una persona senza avere prima un backup separato del Mac di origine.
• Impostare l'accesso automatico per un account amministratore: chiunque riavvii quel Mac otterrebbe i suoi privilegi senza dover inserire una password.

Fatto bene una volta, un Mac aziendale configurato così non ha quasi mai bisogno delle guide su cosa fare quando una persona lascia l'azienda o su come sbloccare un Mac rimasto legato all'account di un ex dipendente: sono scritte per il momento in cui qualcosa è già andato storto. Questa serve a non arrivarci. Se stai per consegnare più Mac insieme, o se la situazione dei Mac già in uso in azienda non è chiara, la pagina consulenza Mac spiega come funziona un intervento mirato.